4.5 Hubungan dan Interaksi dengan Bahagian Fungsian Lain
Dalam sesebuah organisasi perniagaan, tiada bahagian fungsian yang boleh beroperasi secara bersendirian. Setiap bahagian saling bergantung dan memerlukan antara satu sama lain untuk mencapai matlamat organisasi. Selain interaksi dalaman, organisasi perniagaan juga perlu berinteraksi dengan pelbagai pihak di persekitaran luar seperti pembekal, pelanggan, bank dan agensi kerajaan.
Objektif Pembelajaran
- Menyatakan tujuan dan kepentingan interaksi perniagaan dengan pihak luar.
- Mengenal pasti bentuk interaksi antara perniagaan dengan pembekal, pelanggan, bank dan agensi kerajaan.
- Menerangkan proses aliran maklumat dan enam langkah dalam proses komunikasi.
- Menjelaskan urutan langkah dalam proses aliran barang dan perkhidmatan dalam sesebuah perniagaan.
Proses Komunikasi dan Kitaran Aliran Barang & Perkhidmatan
Dua aliran utama yang menghubungkan bahagian fungsian dengan pihak luar.
Penerangan Ringkas
Setiap bahagian fungsian dalam organisasi saling bergantung dan memerlukan antara satu sama lain; tiada bidang fungsian yang boleh bekerja secara berasingan. Organisasi perniagaan juga perlu berinteraksi dengan pelbagai pihak di persekitaran luar seperti pembekal, pelanggan, bank dan agensi kerajaan.
Tujuan Interaksi dengan Organisasi Luar
Mewujudkan komunikasi antara pihak perniagaan dengan organisasi luar seperti pihak pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan.
Kepentingan Interaksi dengan Organisasi Luar
- Mewujudkan jaringan perniagaan: Membantu perniagaan mewujudkan jaringan ke tahap yang lebih baik bagi mengukuhkan sistem operasi dan kelangsungan perniagaan dalam pasaran.
- Mengukuhkan hubungan baik sedia ada: Membantu peningkatan pencapaian matlamat perniagaan.
- Menjalin kerjasama strategik: Meningkatkan jalinan kerjasama dengan perniagaan lain yang berpotensi.
- Menambahkan sumber perniagaan: Membolehkan penambahan potensi sumber seperti bekalan bahan mentah, pembiayaan dan kepakaran.
| Pihak luar | Situasi interaksi |
|---|---|
| Pembekal | Berlaku apabila perniagaan membuat tempahan atau pembelian stok/bahan mentah dengan menghubungi pembekal untuk menetapkan jumlah tempahan dan jumlah bayaran. Kebaikan komunikasi yang baik: memudahkan urus niaga, mendapat harga murah, serta penghantaran yang cepat dan berkualiti. |
| Pelanggan | Berlaku apabila perniagaan menjual barang atau perkhidmatan. Pelanggan menghubungi peniaga untuk membeli barang/perkhidmatan, manakala peniaga mendekati pelanggan untuk mempengaruhi mereka membeli keluaran perniagaan. |
| Bank | Berlaku apabila perniagaan ingin mendapatkan bantuan pembiayaan kewangan. Pihak bank meneliti kemampuan perniagaan untuk berdaya saing dalam pasaran dan membayar balik pinjaman. |
| Agensi kerajaan | Berlaku apabila perniagaan ingin mendapatkan sesuatu kelulusan dan menjalankan urusan tender. |
Aliran Maklumat
Aliran maklumat ialah suatu proses komunikasi yang melibatkan aktiviti pemindahan maklumat daripada sesebuah organisasi perniagaan kepada perniagaan lain. Penerima maklumat harus menerima dan menterjemahkan maksud yang sama seperti yang dirancang oleh penghantar. Keberkesanan proses ini dinilai melalui maklum balas.
Enam langkah dalam proses komunikasi:
- 1. Penghantar (Sender): Mencipta maklumat daripada pencetusan idea. Contoh: Pengurus pemasaran ingin memberi taklimat strategi pemasaran bagi keluaran baharu Proton Perdana.
- 2. Enkod (Encode): Pengolahan terhadap idea sedia ada ke dalam bentuk tulisan, gambar atau pertuturan agar difahami penerima dengan mudah. Contoh: Menggunakan tayangan video dan gambar untuk menerangkan strategi pemasaran.
- 3. Saluran (Channel): Kaedah atau media yang digunakan untuk menghantar mesej, seperti gabungan audio, visual dan bertulis.
- 4. Dekod (Decode): Pihak penerima menterjemahkan mesej yang dihantar mengikut kefahamannya.
- 5. Penerima (Receiver): Pihak yang menerima mesej yang dihantar dan menterjemahkannya berdasarkan pengalaman, budaya, serta latar belakang pendidikan/keluarga. Contoh: Penyelia jualan dan jurujual Proton.
- 6. Maklum balas (Feedback): Tindak balas penerima terhadap mesej untuk mengukur tahap keberkesanan komunikasi; boleh berbentuk tulisan, kata, isyarat badan atau memek muka.
Gangguan (Noise): Unsur luaran yang mempengaruhi proses komunikasi, wujud daripada pelbagai aspek termasuk persekitaran.
Aliran Barang dan Perkhidmatan
Aliran barang dan perkhidmatan ialah proses pemindahan barang atau perkhidmatan daripada sesebuah perniagaan kepada perniagaan yang lain untuk memudahkan dan melancarkan pemindahan mengikut prosedur yang ditetapkan.
Langkah-langkah aliran barang atau perkhidmatan:
- 1. Wujudkan katalog dan diedarkan: Dijalankan oleh bahagian fungsian pemasaran dan bahagian fungsian jualan kepada pihak sasaran.
- 2. Penerimaan pesanan daripada pengguna: Diterima oleh unit jualan di bahagian fungsian jualan (pemasaran) berdasarkan item dan harga dalam katalog.
- 3. Jadual pengeluaran yang dipersetujui: Bahagian fungsian jualan memberi maklumat pesanan kepada bahagian fungsian pengeluaran untuk menentukan jumlah sumber dan jadual kerja.
- 4. Pesanan bahan mentah: Unit pembelian di bahagian fungsian pembelian memesan bahan mentah yang mencukupi daripada pembekal.
- 5. Penerimaan invois pembekal dan pembayaran: Bahagian fungsian kewangan membuat pembayaran kepada pihak pembekal bahan mentah (aliran wang keluar).
- 6. Pengeluaran item barang dan pengedaran: Bahagian pengeluaran memproses bahan mentah menjadi barang siap, kemudian bahagian fungsian pengagihan/pemasaran mengedarkan kepada pembeli.
- 7. Penghantaran invois kepada pembeli dan penerimaan bayaran: Bahagian fungsian kewangan menghantar invois kepada pembeli untuk menuntut bayaran dan menerima pembayaran wang daripada pembeli.
Cuba Jawab Dulu
Soalan 1
Apakah tujuan utama sesebuah perniagaan mengadakan interaksi dengan pihak bank?
Soalan 2
Nyatakan perbezaan proses antara "enkod" dengan "dekod" dalam aliran maklumat.
Soalan 3
Bahagian fungsian manakah yang bertanggungjawab membuat pesanan bahan mentah dalam kitaran aliran barang dan perkhidmatan?
Kesalahan Biasa
Menganggap proses komunikasi selesai sebaik sahaja penerima menerima mesej
Murid kerap berhenti pada langkah penerima dan mengabaikan langkah terakhir.
Betul: maklum balas adalah langkah penting untuk mengesahkan maksud mesej difahami.Keliru antara bahagian fungsian pembelian dengan kewangan
Murid menulis bahagian kewangan membuat pesanan bahan mentah.
Betul: bahagian fungsian pembelian membuat pesanan bahan mentah, manakala bahagian fungsian kewangan menerima invois pembekal dan membuat bayaran.Tertukar urutan langkah dalam aliran barang
Murid beranggapan pengeluaran barang dilakukan terlebih dahulu sebelum pesanan bahan mentah dibuat.
Betul: pesanan bahan mentah mesti dibuat dahulu, kemudian barulah pengeluaran item barang dan pengedaran dijalankan.Salah Faham Konsep
Salah Faham
"Interaksi luar hanya terhad kepada urusan jual beli dengan pelanggan dan pembekal sahaja."
Fakta Betul
Interaksi luar merangkumi pelbagai pihak lain termasuk institusi kewangan/bank (untuk pembiayaan), pelabur, pembiaya, dan agensi kerajaan (untuk permohonan lesen/kelulusan dan tender).
Salah Faham
"Gangguan (noise) dalam komunikasi hanya merujuk kepada bunyi bising fizikal di sekeliling."
Fakta Betul
Gangguan merujuk kepada sebarang unsur luaran daripada pelbagai aspek persekitaran yang menghalang atau menjejaskan ketepatan penyampaian mesej daripada penghantar kepada penerima.
Ringkasan
- Interaksi dengan pihak luar bermatlamat mewujudkan jaringan perniagaan, mengukuhkan hubungan baik, membina kerjasama strategik, dan menambah sumber perniagaan.
- Interaksi perniagaan merangkumi pembekal (tempahan stok), pelanggan (jualan produk), bank (pembiayaan), dan agensi kerajaan (kelulusan dan tender).
- Enam langkah proses komunikasi ialah: Penghantar → Enkod → Saluran → Dekod → Penerima → Maklum balas, dengan kehadiran faktor gangguan.
- Aliran barang dan perkhidmatan berjalan mengikut 7 urutan: Wujudkan katalog → Penerimaan pesanan → Jadual pengeluaran → Pesanan bahan mentah → Penerimaan invois pembekal & pembayaran → Pengeluaran item & pengedaran → Penghantaran invois kepada pembeli & penerimaan bayaran.
Aktiviti Ringkas
Jumlah markah: 8.
A. Kuiz Objektif
1 Apakah langkah dalam proses komunikasi yang merujuk kepada pengolahan idea kepada bentuk tulisan, gambar, atau pertuturan?
2 Antara berikut, urusan manakah yang mewujudkan interaksi antara pihak perniagaan dengan agensi kerajaan?
B. Isi Tempat Kosong
3 Tindak balas yang dihantar oleh penerima kepada penghantar untuk mengukur keberkesanan proses komunikasi dikenali sebagai .
4 Dalam aliran barang dan perkhidmatan, bahagian fungsian yang bertanggungjawab menguruskan penerimaan invois pembekal dan melaksanakan pembayaran ialah bahagian fungsian .
C. Padankan Pihak Luar dengan Situasi Interaksi
Seret pihak luar ke situasi interaksi yang betul. Jika menggunakan telefon, tekan pihak luar dahulu, kemudian tekan kotak padanan.
