4.2 Tujuan Setiap Bahagian Fungsian
Setiap perniagaan membahagikan organisasinya kepada beberapa bahagian fungsian khusus bagi memastikan operasi perniagaan dijalankan dengan pantas, teratur dan efisien. Pembahagian ini membolehkan setiap unit memberi tumpuan kepada bidang pengkhususan masing-masing, memudahkan latihan pekerja baharu, meningkatkan kemahiran melalui tugasan berulang, serta mengoptimumkan kos pengurusan melalui sistem perkongsian sumber ke arah mencapai visi, misi dan objektif perniagaan.
Objektif Pembelajaran
- Menyatakan tujuan umum pembahagian fungsian dalam organisasi perniagaan.
- Menjelaskan tujuan dan peranan sebelas bahagian fungsian utama: Pentadbiran, Pengurusan Sumber Manusia, Kewangan, Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), Penyelidikan dan Pembangunan (R&D), Pembelian, Pengeluaran, Pemasaran, Pengagihan, Jualan, serta Khidmat Pelanggan.
- Mengenal pasti proses pembelian, proses transformasi pengeluaran, fasa kawalan pengeluaran, elemen campuran pemasaran (4P), dan empat jenis saluran agihan.
Ringkasan Fungsian Utama dan Kitaran Aliran Operasi
Sebelas bahagian fungsian saling bersambung dalam satu aliran operasi perniagaan.
Penerangan Ringkas
Sesebuah perniagaan berfungsi melalui integrasi sebelas bahagian fungsian. Bahagian Pentadbiran, Pengurusan Sumber Manusia, Kewangan, dan ICT bertindak sebagai tulang belakang sokongan operasi harian organisasi.
Seterusnya, aliran fizikal produk bermula dari R&D (mereka bentuk produk inovatif), Pembelian (memperoleh bekalan bahan mentah berkualiti), Pengeluaran (memproses bahan mentah kepada produk siap melalui kawalan awalan, semasa, dan selepas), Pemasaran (merangka strategi 4P dan membina pasaran), Jualan (melaksanakan transaksi jualan), Pengagihan (menyalurkan barangan kepada pengguna melalui saluran agihan yang sesuai), hingga Khidmat Pelanggan (memelihara hubungan jangka panjang dan memastikan kepuasan pengguna melebihi jangkaan).
Tujuan Umum Bahagian Fungsian
Pembahagian fungsian memastikan semua aktiviti perniagaan dapat dilakukan dengan pantas dan efisien, serta membantu mencapai visi, misi dan objektif (VMO) yang diingini.
- Penumpuan pada bidang tugas yang diberikan sahaja (pengkhususan tugasan atau kerja).
- Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam satu jabatan.
- Mudah melatih pekerja baharu kerana bidang pengkhususan yang sama.
- Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya sistem perkongsian sumber.
Bahagian Fungsian Pentadbiran
Maksud: Pelaksanaan sesuatu tugas yang telah ditetapkan ke arah mencapai sesuatu visi, misi dan objektif dalam perniagaan.
Tujuan: Menjalankan proses sokongan supaya semua aktiviti dalam perniagaan berjalan dengan lancar.
Peranan:
- Menjalankan urusan dalaman organisasi perniagaan seperti mengurus, menyimpan dan menerima rekod.
- Menyediakan dokumen syarikat.
- Menguruskan program seperti mesyuarat.
Bahagian Fungsian Pengurusan Sumber Manusia
Pengenalan: Melibatkan aktiviti perancangan sumber manusia, pengrekrutan dan pemilihan (temu duga), penilaian prestasi dan kebajikan pekerja. Sumber manusia ialah pekerja sesebuah perniagaan.
Tujuan:
- Membantu perniagaan berjalan lancar serta mempunyai staf yang berpengalaman.
- Memastikan keperluan sumber manusia mencukupi mengikut bidang kepakaran yang diperlukan.
- Membangunkan sumber manusia agar organisasi kekal berdaya saing dan kemahiran pekerja meningkat sejajar perkembangan teknologi dan perubahan.
- Memastikan tenaga kerja kekal dalam organisasi melalui sistem upah yang sistematik, kompetitif dan menarik.
Peranan:
- Perancangan sumber manusia: Proses mengambil pekerja/staf, membentuk polisi pembangunan kerjaya, sistem pertukaran, kenaikan pangkat, dan sistem tindakan disiplin.
- Latihan dan pembangunan: Pelaksanaan program induksi dan latihan kemahiran bagi pekerja baharu dan sedia ada; meningkatkan keupayaan memikul tugas baharu.
- Perkhidmatan pekerja dan kebajikan: Menyediakan kemudahan seperti pengangkutan, rekreasi, kaunseling, dan kantin.
- Perhubungan industri: Menangani ketidakpuasan pekerja melalui kesatuan sekerja terhadap kemudahan majikan; menyelesaikan pertikaian semasa proses perundingan.
Bahagian Fungsian Kewangan
Maksud: Aktiviti untuk merancang, menyusun, mengarah, dan mengawal segala aspek pembiayaan dan perbelanjaan dalam perniagaan. Mengurus aset dan liabiliti agar perniagaan kekal lestari.
Jawatan dan Fungsi Kewangan:
- Akauntan: Menyediakan laporan prestasi kewangan untuk melihat untung rugi syarikat dan tujuan percukaian.
- Pegawai kewangan: Memeriksa bajet jabatan dan pendapatan terkini jualan, menyediakan unjuran jualan tunai, dan menganalisis maklumat kewangan harian.
- Pegawai kredit: Membantu akauntan menyelia rekod kewangan dan mengurus semua bentuk hutang.
- Staf kewangan: Membantu menyediakan penyata kewangan.
Tujuan:
- Memastikan sumber kewangan yang terhad diagihkan dan dibelanjakan secara menjana keuntungan dan produktiviti.
- Memastikan hasil bukan sahaja menampung perbelanjaan, malah memperoleh untung.
- Memastikan sumber kewangan sentiasa mencukupi agar operasi tidak tergendala.
Peranan:
- Membuat perancangan kewangan: Menentukan objektif kewangan; memberi penjelasan objektif secara terperinci sebagai garis panduan.
- Mengagihkan sumber kewangan: Mengagihkan bajet yang diluluskan mengikut peruntukan setiap bahagian, masa, dan jenis perbelanjaan.
- Mengawal kewangan setiap bahagian: Memastikan belanja mengikut bajet, memantau untuk elak salah urus perbelanjaan, serta mengelak penipuan dan penyelewengan.
Bahagian Fungsian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)
Maksud: Penggunaan teknologi komputer (perkakasan dan perisian) untuk mengubah, memindahkan, memproses, menyimpan, dan melindungi semua maklumat perniagaan secara selamat, mudah, cepat, dan tepat.
Tujuan:
- Operasi organisasi lebih efektif dan efisien melalui sistem teknologi dan perisian terkini.
- Memudahkan komunikasi dalaman (Intranet) dan luaran (Internet bagi e-dagang, e-perolehan, e-pemasaran).
- Menyimpan maklumat dan data perniagaan (pangkalan data terpusat seperti data staf, kewangan, jualan).
- Mempercepat urus niaga antara peniaga dan pembeli bagi meningkatkan keuntungan.
Peranan:
- Bertanggungjawab terhadap keselamatan sistem ICT.
- Memastikan hanya pengguna dibenarkan mengakses sistem.
- Menyediakan sistem sandaran (backup) penuh untuk memulihkan data kritikal ketika kecemasan.
- Membantu staf menyelesaikan masalah penggunaan perisian baharu dan masalah komputer.
- Mengesyorkan sistem atau perisian terkini mengikut keperluan perniagaan.
- Mengurus dan menyelaras pembangunan perkakasan, perisian, serta rangkaian Intranet dan Internet.
Bahagian Fungsian Penyelidikan dan Pembangunan (R&D)
Maksud: Aktiviti pembangunan produk baharu dan penambahbaikan produk sedia ada, termasuk aktiviti rekaan produk.
Tujuan:
- Meningkatkan tahap pengeluaran dan pemasaran produk.
- Menghasilkan produk berkualiti dengan kos yang efektif.
Peranan:
- Merancang aktiviti pembangunan produk baharu dan penambahbaikan produk sedia ada.
- Merancang penghasilan produk yang memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.
Bahagian Fungsian Pembelian
Maksud: Aktiviti menukarkan barang dan perkhidmatan dengan alat transaksi yang sah antara penjual dan pembeli.
Tujuan: Mengawal kuantiti pembelian bahan mentah secara sistematik demi mewujudkan impak positif dan peningkatan keuntungan.
Peranan: Menentukan kuantiti dan spesifikasi yang tepat, memilih pembekal bersesuaian dan cekap, memastikan penerimaan tepat pada masa dan lokasi, serta menyediakan kontrak bekalan dan memastikan bayaran berpatutan.
Tatacara Pembelian:
- Menerima tempahan belian daripada pengurus jualan.
- Mencari pembekal yang sesuai.
- Menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal.
- Menilai pembekal-pembekal.
- Membuat pesanan pembelian.
- Penerimaan barang daripada pembekal.
Bahagian Fungsian Pengeluaran
Maksud: Proses transformasi menukarkan input kepada output bagi memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.
Tujuan: Pengurusan yang cekap dan sistematik untuk mengurangkan kos operasi dan memaksimumkan keuntungan.
Peranan: Menghasilkan barang/perkhidmatan mengikut standard kualiti, memenuhi kehendak pasaran, dan menukarkan input (tanah, buruh, teknologi, bahan mentah) kepada output (ciri produk, cita rasa, kualiti).
Fasa Kawalan Pengeluaran:
- Kawalan Awalan: Memastikan input berada dalam keadaan baik dan berkualiti sebelum transformasi bermula (mesin berkeadaan baik, bahan mentah bermutu, tenaga kerja mencukupi).
- Kawalan Semasa: Dilaksanakan semasa transformasi berlangsung, merangkumi:
- Kawalan pengeluaran: Memastikan proses pengeluaran lancar dan menyelesaikan masalah serta-merta.
- Kawalan utiliti mesin: Memastikan mesin berfungsi baik, mengawal penggunaan, menyelia berkala, dan membaiki segera kerosakan.
- Kawalan staf: Memastikan staf bekerja efektif, efisien, berfokus kepada sasaran, dan jumlah buruh cukup.
- Kawalan Selepas: Pemeriksaan kualiti terakhir bagi memastikan produk menepati standard yang ditetapkan secara manual atau automatik.
Bahagian Fungsian Pemasaran
Maksud: Aktiviti mencipta nilai barang, penetapan harga, promosi, dan pengedaran produk bagi menggalakkan pertukaran yang memenuhi keperluan pengguna serta mencapai objektif organisasi.
Tujuan: Melakukan pertukaran antara penjual dan pembeli, memastikan produk sampai cepat, mencipta permintaan, dan memaksimumkan keuntungan.
Strategi Pemasaran:
- Sasaran Pasaran: Kumpulan pengguna sedia ada atau bakal pengguna berpotensi.
- Campuran Pemasaran (4P):
- Produk (Product): Keputusan R&D produk baharu, ujian produk, pengurusan produk, pembungkusan, dan jaminan produk.
- Harga (Price): Penetapan nilai produk, polisi harga, dan strategi potongan harga/diskaun.
- Pengedaran/Pengagihan (Place): Aktiviti memastikan produk sampai kepada pengguna.
- Promosi (Promotion): Aktiviti memberitahu pelanggan melalui pengiklanan, promosi jualan, atau publisiti.
Peranan:
- Mewujudkan dan meningkatkan permintaan produk.
- Mengenal pasti sasaran pasaran dan menjalin hubungan dengan pelanggan setia.
- Mengemas kini profil pelanggan dan menjalankan penyeliaan/kajian pasaran.
- Menghasilkan bahan publisiti (katalog) dan mempromosikan melalui pelbagai saluran media.
Bahagian Fungsian Pengagihan
Maksud: Proses menyalurkan barang atau perkhidmatan daripada perniagaan agar diterima oleh pengguna mengikut tempat dan masa yang tepat serta berada dalam keadaan baik.
Tujuan: Memastikan penerimaan tepat pada masa dan tempat, memilih saluran agihan yang bersesuaian, serta mengelakkan pembaziran masa dan kos pengangkutan.
Peranan: Memastikan barang disimpan baik dan dilabel, menyemak barang tempahan, mengurus aktiviti pengumpulan, pengangkutan, pengedaran, jadual pergerakan kenderaan, dan penyediaan dokumen penghantaran.
Empat Saluran Agihan:
- Saluran 1: Pengeluar → Pengguna (Saluran Pemasaran Langsung)
- Tiada orang tengah.
- Sesuai untuk: barang tidak tahan lama (pertanian), barang bernilai tinggi (kapal terbang), barang tempahan khas (pakaian khas), perkhidmatan profesional (doktor, peguam).
- Saluran 2: Pengeluar → Peruncit → Pengguna
- Satu orang tengah (peruncit membeli secara pukal daripada pengeluar).
- Sesuai untuk: barang memerlukan khidmat nasihat pakar dan barang tahan lama (kosmetik, tayar, alat elektrik, pakaian).
- Saluran 3: Pengeluar → Pemborong → Peruncit → Pengguna
- Dua pihak pengantara. Pemborong beli secara pukal dan pecah pukal kepada peruncit.
- Sesuai untuk: barang keperluan harian (gula, beras, barang dapur).
- Saluran 4: Pengeluar → Ejen → Peruncit → Pengguna
- Melibatkan ejen dan peruncit. Pengeluar melantik ejen untuk mengedarkan kepada peruncit.
- Sesuai untuk: pakaian berjenama, buku, majalah.
Bahagian Fungsian Jualan
Maksud: Transaksi yang memberi nilai tambah dalam memenuhi keperluan pelanggan dan memberi manfaat bersama kepada penjual dan pembeli.
Tujuan: Memastikan sasaran jualan tercapai, staf memahami undang-undang perlindungan pengguna, serta melatih staf berkemahiran menjawab soalan dan mempengaruhi pembeli.
Peranan:
- Menjawab pertanyaan pelanggan tentang spesifikasi, kualiti, dan kaedah penggunaan.
- Menjalankan jualan secara bersemuka atau secara dalam talian.
- Menyediakan sebut harga atau jangkaan harga.
- Menjalankan rundingan diskaun dan terma jual beli.
- Memberikan khidmat nasihat teknikal.
- Mengemas kini rekod pengguna dan merancang masa promosi jualan.
Bahagian Fungsian Khidmat Pelanggan
Maksud: Keupayaan dan kebolehan organisasi dalam menyampaikan produk untuk memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan melebihi tahap yang diharapkan secara berterusan dan konsisten.
Tujuan: Memberikan layanan dan perkhidmatan berkualiti tinggi; menyediakan staf berperwatakan positif dan pakar teknikal bagi memberi nasihat terperinci untuk barang industri yang kompleks.
Peranan:
- Menjawab sebarang pertanyaan pelanggan mengenai produk dan perkhidmatan.
- Menyediakan pakar khusus untuk memberi maklumat mengikut keperluan pelanggan.
Cuba Jawab Dulu
Soalan 1
Apakah empat jenis saluran agihan yang digunakan oleh bahagian fungsian pengagihan berserta satu contoh barangan bagi setiap saluran?
Soalan 2
Nyatakan urutan enam langkah dalam tatacara pembelian barang oleh bahagian fungsian pembelian.
Soalan 3
Terangkan tiga fasa kawalan yang dijalankan oleh pengurus bahagian fungsian pengeluaran.
Kesalahan Biasa
Menyamakan pemasaran dengan jualan
Murid kerap menulis bahawa bahagian pemasaran dan bahagian jualan menjalankan tugas yang sama.
Betul: pemasaran berfokus kepada strategi 4P dan mewujudkan pasaran, manakala jualan berfokus kepada transaksi jual beli dan pencapaian sasaran kuantiti jualan.Tertukar urutan tatacara pembelian
Contohnya membuat pesanan pembelian sebelum menerima atau menilai sebut harga daripada pembekal.
Betul: urutan yang tepat ialah menerima tempahan belian, mencari pembekal, menerima sebut harga, menilai pembekal, membuat pesanan pembelian, kemudian menerima barang.Menyamakan Saluran 1 dengan saluran lain
Murid menganggap semua saluran agihan melibatkan orang tengah.
Betul: Saluran 1 langsung tidak melibatkan orang tengah; pengeluar menjual terus kepada pengguna.Keliru antara Akauntan dengan Pegawai Kewangan
Murid menulis kedua-dua jawatan menjalankan tugas yang sama.
Betul: Akauntan menyediakan laporan untung rugi dan cukai, manakala Pegawai Kewangan memeriksa bajet dan membuat unjuran tunai.Salah Faham Konsep
Salah Faham
"Pengurusan Sumber Manusia hanya bertugas mengambil (rekrut) pekerja sahaja."
Fakta Betul
HR turut bertanggungjawab terhadap latihan dan pembangunan kerjaya, kebajikan pekerja (pengangkutan, kantin, kaunseling), serta perhubungan industri (menyelesaikan pertikaian dengan kesatuan sekerja).
Salah Faham
"Kawalan kualiti pengeluaran hanya berlaku selepas produk siap dihasilkan."
Fakta Betul
Kawalan kualiti berlaku dalam tiga peringkat yang lengkap: Kawalan Awalan (sebelum proses), Kawalan Semasa (semasa proses transformasi), dan Kawalan Selepas (ke atas produk siap).
Salah Faham
"Khidmat pelanggan hanya bermula apabila pelanggan membuat aduan tentang barang rosak."
Fakta Betul
Khidmat pelanggan merangkumi bimbingan berterusan, pemberian nasihat teknikal sebelum dan selepas pembelian, serta usaha proaktif memastikan kepuasan melebihi jangkaan pelanggan secara konsisten.
Ringkasan
- Pentadbiran: Menyelia urusan rekod, dokumen, dan program sokongan dalaman.
- Sumber Manusia: Mengurus pengambilan, latihan, kebajikan, dan perhubungan industri pekerja.
- Kewangan: Merancang, mengagih, dan mengawal modal, bajet, serta aliran tunai.
- ICT: Menyediakan sokongan teknologi, pangkalan data, dan keselamatan rangkaian.
- R&D: Mencipta inovasi dan menambah baik produk secara kos efektif.
- Pembelian: Memilih pembekal dan memesan bahan mentah secara sistematik mengikut tatacara.
- Pengeluaran: Mengubah input kepada output dengan tiga peringkat kawalan kualiti (awalan, semasa, selepas).
- Pemasaran: Mengurus campuran 4P (Produk, Harga, Pengedaran, Promosi) untuk menarik sasaran pasaran.
- Pengagihan: Memastikan barang sampai tepat pada masa melalui 4 saluran agihan.
- Jualan: Mencapai sasaran jualan, merundingkan terma jual beli, dan membina jaringan pelanggan.
- Khidmat Pelanggan: Menyediakan perkhidmatan cemerlang dan khidmat nasihat pakar secara berterusan.
Aktiviti Ringkas
Jumlah markah: 8.
A. Kuiz Objektif
1 Apakah fasa kawalan dalam fungsian pengeluaran yang bertanggungjawab menyelia utiliti mesin dan memastikan staf bekerja secara efisien semasa transformasi sedang berlangsung?
2 Antara saluran agihan berikut, manakah yang paling sesuai digunakan bagi memasarkan produk seperti pakaian berjenama, buku, dan majalah?
B. Isi Tempat Kosong
3 Dalam tatacara pembelian barang, staf bahagian pembelian perlu membuat langkah sebelum membuat pesanan pembelian kepada pihak pembekal.
4 Rangkuman strategi pemasaran yang terdiri daripada produk, harga, pengedaran, dan promosi dikenali sebagai pemasaran.
C. Padankan Bahagian Fungsian dengan Peranannya
Seret bahagian fungsian ke peranan yang betul. Jika menggunakan telefon, tekan bahagian fungsian dahulu, kemudian tekan kotak padanan.
