SAINS KOMPUTER • Tingkatan 4 • Bab 2: Pangkalan Data
2.3 Pembangunan Pangkalan Data Hubungan
Pangkalan data ialah koleksi bersepadu bagi rekod data, fail ataupun objek-objek pangkalan data. Setelah skema hubungan yang ternormal dihasilkan dalam reka bentuk, skema itu perlu dibina secara fizikal menggunakan perisian pangkalan data seperti Microsoft Access — lengkap dengan jadual, borang, query, laporan, makro dan dokumentasi.
Objektif Pembelajaran
- Membina jadual berpandukan skema hubungan menggunakan perisian pangkalan data hubungan.
- Mencipta borang yang berkaitan dengan kandungan jadual.
- Memasukkan data dalam jadual melalui borang.
- Menghasilkan query untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan semula.
- Menjana laporan berdasarkan hasil query.
- Menghasilkan satu sistem maklumat mudah melalui makro menggunakan menu (switchboard).
- Mendokumentasikan hasil kerja.
Memulakan Pangkalan Data dalam Microsoft Access
Pangkalan data dibangunkan dengan menggunakan perisian sistem pengurusan pangkalan data (DBMS) seperti Microsoft Access, Microsoft SQL, MySQL dan Oracle SQL. Untuk membina pangkalan data, lancarkan Microsoft Access dan pilih pangkalan data yang kosong (Blank Database) daripada tetingkap dialog, kemudian masukkan nama dan lokasi simpanan pangkalan data.
2.3.1 Membina Jadual Berpandukan Skema Hubungan
Jadual hubungan menghuraikan struktur logikal data sebagai kombinasi atribut yang mengenal pasti setiap baris rekod secara unik. Setiap jadual hubungan mewakili satu entiti. Langkah-langkah membina jadual dalam Microsoft Access:
1
Cipta jadual baharu — jadual kosong bernama "Table1" dihasilkan secara automatik. Klik ikon "Save" untuk menyimpan jadual dengan nama yang bersesuaian, contohnya "Pinjaman".
2
Buka "Design View" — tukar mod jadual daripada "Datasheet View" kepada "Design View" dengan menekan butang ikon "View". Dalam mod ini, nama atribut, jenis data dan deskripsi atribut boleh dimasukkan; setiap baris adalah untuk atribut yang baharu.
3
Set jenis data — setiap atribut diberikan jenis data yang bersesuaian (Text, Memo, Number atau Date/Time) seperti dalam Jadual 2.10 dan 2.11 buku teks.
4
Set kunci primer — setiap jadual memerlukan kunci primer, iaitu atribut yang nilainya unik dan mewakili rekod tersebut. Pilih atribut pada baris yang diingini, kemudian klik ikon "primary key". Contohnya idPeminjam bagi jadual Peminjam.
5
Menambah jadual-jadual lain — klik tab "Create" dan ikon "Table" untuk jadual baharu (contohnya Buku dan Peminjam), kemudian ulangi langkah memasukkan atribut dengan jenis data yang bersesuaian.
6
Membina hubungan antara jadual — tekan butang ikon "Relationship", pilih jadual-jadual yang ingin dihubungkan, dan tarik atribut kunci asing untuk menghubungkannya dengan kunci primer jadual lain. Klik kanan hubungan dan tandakan semua check-box untuk menunjukkan simbol kekardinalan.
Atribut jadual Buku dan Peminjam (Jadual 2.10 & 2.11 buku teks)
| Jadual |
Atribut |
Jenis data |
Buku |
noPanggilanBuku (kunci primer), namaBuku, pengarang, subjek |
Teks |
Peminjam |
idPeminjam (kunci primer), namaPeminjam, telefonPeminjam |
Teks |
Pinjaman |
noPanggilanBuku <KP><KA>, idPeminjam <KP><KA>, tarikhPinjam, tarikhPulang |
Teks & Date/Time |
2.3.2 Mencipta Borang yang Berkaitan dengan Kandungan Jadual
Borang digunakan untuk memaparkan data daripada setiap rekod dalam susun atur yang lebih mudah difahami, mengutip data untuk disimpan sebagai rekod, dan mengesahkan data melalui ciri-ciri borang.
1
Pilih jadual — dalam tetingkap "All Tables" di sebelah kiri, pilih jadual yang berkenaan, contohnya Pinjaman.
2
Klik tab "Create" dan ikon "Form" — borang dijana secara automatik daripada atribut-atribut dalam jadual terpilih. Nama atribut dan reka bentuk yang dijana biasanya kelihatan ringkas dan kurang bermaklumat.
3
Ubah suai di bawah tab "Format" — ubah fon, saiz teks, susunan teks, warna latar dan logo supaya kelihatan lebih menarik.
4
Simpan borang — klik "Save" dan berikan nama yang sesuai, misalnya BorangPinjaman. Untuk melihat data setiap rekod, tekan butang "Next record" atau "Previous record" pada baris bawah borang.
Jenis-jenis borang (Jadual 2.12 buku teks)
| Jenis borang |
Deskripsi |
| Split form |
Mempamerkan kedua-dua borang dan jadual dalam paparan yang sama. |
| Multiple items |
Mempamerkan beberapa rekod jadual dalam satu borang. |
| Form design |
Membolehkan borang direka cipta khusus dengan menentukan rekod-rekod yang ingin dipamerkan daripada satu atau lebih jadual dalam pangkalan data. |
2.3.3 Memasukkan Data dalam Jadual Melalui Borang
Borang juga boleh digunakan untuk menambahkan rekod baharu:
1
Pergi ke hujung rekod — tekan butang "Last record" pada bahagian baris bawah borang.
2
Tekan butang "New (blank) record" — borang kosong untuk rekod baharu akan terhasil.
3
Tambah data — masukkan data untuk rekod baharu tersebut pada setiap medan.
4
Simpan dan tutup — klik kanan tab borang dan pilih "Save", kemudian "Close". Untuk menggubal borang semula, klik kanan ikon borang dan pilih "Layout View".
Pengesahan Data (Data Validation)
Pengesahan data diperlukan untuk memastikan data yang dimasukkan adalah dalam format yang sesuai dan berada dalam julat yang logikal — penting untuk integriti data. Pengesahan dibuat menggunakan ungkapan Validation Rule. Ungkapan ini ialah ungkapan boolean dengan hasil True atau False sahaja. Sekiranya ungkapan menilai input pengguna kepada False, Access tidak akan menyimpan input pengguna sebagai rekod tetapi akan memprom pengguna supaya memasukkan nilai baharu. Terdapat dua jenis: Validation Rule untuk atribut (memastikan data dalam atribut mematuhi kriteria input) dan Validation Rule untuk rekod (merujuk atribut lain dalam jadual yang sama, melibatkan perbandingan dua atau lebih atribut).
2.3.4 Menghasilkan Query untuk Mendapatkan Maklumat Semula
Query ialah objek Microsoft Access yang digunakan untuk membuat carian dalam pangkalan data. Query merentasi satu jadual dan menghadkan data yang dicari. Query boleh dibuat untuk satu atau lebih daripada satu jadual dan boleh menggunakan kriteria carian tertentu seperti tarikh, lokasi, individu atau ciri-ciri tertentu. Dua kaedah menghasilkan query: Query Wizard (berpandukan arahan dalam tetingkap dialog) dan Query Design (menggabungkan jadual-jadual dan memilih atribut yang ingin dipamerkan).
1
Mulakan query — daripada tab "Create", klik ikon "Query Wizard" atau "Query Design".
2
Pilih jadual — pilih jadual yang terlibat (contohnya BUKU, PINJAMAN, PEMINJAM). Dalam Query Design, ini memaparkan ERD Access secara automatik dengan semua atribut dan kunci primer.
3
Pilih atribut — pilih atribut-atribut yang diperlukan, contohnya idPeminjam, namaPeminjam, namaBuku, tarikhPinjam dan tarikhPulang.
4
Simpan query — klik "Save" dengan nama yang mudah difahami, contohnya QueryPinjaman atau QueryPeminjamLewat.
Memasukkan Kriteria ke dalam Query
Kriteria ialah nilai khusus bagi sesuatu atribut yang dijadikan sebagai syarat carian. Contohnya, untuk menghasilkan query pinjaman lewat: ubah query kepada mod Design View, perhatikan lajur tarikhPulang, dan set kriteria supaya memaparkan rekod-rekod dengan tarikhPulang < Date(). Kemudian uji dengan menekan ikon "Run" dalam tab "Design" — hanya maklumat peminjam lewat (berdasarkan tarikh sistem komputer) akan dipaparkan.
2.3.5 Menjana Laporan Berdasarkan Hasil Query
Query boleh digunakan untuk menjana laporan. Laporan menerbitkan data dalam format yang lebih mudah difahami supaya dapat menghasilkan laporan untuk mesyuarat, membantu organisasi membuat keputusan dan membantu dalam penerbitan.
1
Pilih query — klik query yang ingin digunakan pada panel "All Tables".
2
Klik tab "Create", ikon "Report" — laporan akan dijana secara automatik.
3
Ubah persembahan — jika perlu, persembahan laporan boleh diubah secara manual dalam Design View.
4
Preriu cetakan & cetak — pilih tab "Home", klik ikon "View" diikuti "Print Preview" untuk melihat previu cetakan, kemudian klik "Print" untuk mencetak.
2.3.6 Menghasilkan Sistem Maklumat Melalui Makro dan Switchboard
Makro ialah siri arahan Microsoft Access yang dilaksanakan secara automatik apabila suatu data dimasukkan atau butang ditekan. Makro memudahkan automasi pangkalan data dan interaksi dengan pengguna. Untuk membina makro: klik tab "Create" dan ikon "Macro" untuk melancarkan Macro Builder; pilih tindakan (Action) daripada senarai drop-down; isikan argumen dalam lajur Arguments jika diperlukan; dan uji makro menggunakan perintah Run pada tab Design.
Contoh tindakan makro (Action) dan fungsinya
| Action |
Fungsi |
MsgBox |
Memaparkan kotak mesej kepada pengguna, contohnya mengucap "Selamat Datang". |
OpenForm |
Membuka borang dalam mod data Read-Only, Edit atau Add; mod Add memaparkan borang kosong untuk rekod baharu. |
GoToControl |
Memindahkan kursor kepada kotak teks tertentu pada borang, contohnya [idPeminjam]. |
OpenReport |
Membuka laporan secara automatik, contohnya dipanggil daripada butang command dalam borang. |
Switchboard
Switchboard ialah sistem antara muka bagi Microsoft Access yang menggabungkan borang-borang, laporan-laporan, query-query dan lain-lain komponen Access dalam antara muka yang lebih mesra pengguna. Item menu switchboard boleh membuka borang, membuka laporan, melancarkan makro, mereka bentuk aplikasi atau keluar daripada sistem. Untuk membina switchboard: dari tab Database Tools, klik Switchboard Manager; tekan butang "Edit" dan berikan nama yang bersesuaian; tekan butang "New" untuk menambah item menu dengan arahan yang sesuai; dan uji setiap item. Untuk menjadikan switchboard terbuka secara automatik setiap kali pangkalan data dibuka, tukar Access setting melalui Access Options → Current Database → Display Form → Switchboard.
2.3.7 Mendokumentasikan Hasil Kerja
Pangkalan data akan digunakan untuk jangka waktu yang lama selepas pembangunan. Pentadbir pangkalan data perlu merujuk dokumentasi untuk memahami struktur pangkalan data, dan pengubahan perlu dibuat secara optimum supaya tidak mengganggu integriti data asal. Dokumentasi membantu kefahaman terhadap pangkalan data melalui analisis ke atas grafik, jadual dan spesifikasi teks.
1
Nama pangkalan data — butiran seperti tarikh, versi, pemilik dan pengguna pangkalan data.
2
Objektif pangkalan data — menggunakan teknik soal selidik, temu bual, bengkel, pemerhatian dan kajian dokumentasi.
3
Rajah alir data (Data flow diagram) — mengenal pasti bentuk data dan arus data dalam proses manual.
4
Kamus data (data dictionary) — katalog bagi semua atribut dengan penjelasan terperinci selepas analisis rajah alir data; digunakan sebagai asas untuk menyediakan model konsep dan skema hubungan.
5
Spesifikasi entiti dan atribut — jadual yang merumuskan entiti dan atribut yang dikenal pasti dalam kajian.
6
Model konsep — analisis dan lukisan pemerhatian dalam bentuk ERD yang menunjukkan entiti, atribut, perhubungan antara entiti, kunci primer, kunci asing dan kardinaliti.
7
Reka bentuk logikal & sampel data — spesifikasi dalam bentuk skema hubungan yang ternormal, jadual hubungan dengan data contoh, serta lakaran reka bentuk query, borang dan laporan.
Database Documenter
MS Access mempunyai fitur penjanaan dokumentasi untuk membolehkan pembangun pangkalan data melihat laporan struktur pangkalan data: pilih tab Database Tools, pilih ikon Database Documenter, pilih jadual, queries, borang, laporan, makro dan objek yang perlu didokumentasikan, kemudian klik "OK". Microsoft Access secara automatik akan menghasilkan dokumentasi yang boleh dirujuk terus atau dicetak. Laporan ini boleh dirujuk silang dengan skema hubungan dan rajah ERD untuk memastikan pangkalan data dibangunkan mengikut reka bentuk yang ditetapkan.
