• Data merupakan fakta yang telah terjadi, memiliki makna dan dapat digunakan untuk pelbagai tujuan seperti proses penyelesaian masalah.
• Maklumat pula merupakan data yang telah diolah atau diproses untuk memberi makna kepada pengguna yang menggunakannya dalam proses penyelesaian masalah.
• Proses penukarkan data kepada maklumat adalah seperti berikut:
  • Mengumpul
  • Memproses
  • Menganalisis

Maksud dan Penggunaan:(i)Pangkalan Data (ii)Structured Query Language (SQL)

Pangkalan Data

• Pangkalan data ialah ruang penyimpanan dan pungumpulan data secara berpusat bagi sistem maklumat komputer.
• Data yang disimpan dalam pangkalan data tanpa ada pengulangan data untuk memudahkan proses pengemaskinian.
• Terdapat dua jenis pengurusan data berkomputer iaitu: 
  • Sistem  fail: pengurusan data secara manual dan sistem fail elektronik
  • Sistem pangkalan data: merupakan sistem bersepadu untuk pengurusan data yang saling berhubung kait.

Kelemahan-kelemahan sistem fail adalah seperti berikut:

• Tidak boleh dicapai secara serentak oleh ramai orang
• Tiada jaminan untuk keselamatan data
• Wujud pengulangan data
• Sukar untuk berkongsi data

Structured Query Language (SQL)

• Capaian data dan maklumat dalam pangkalan data dilakukan melalui  penggunaan bahasa pengaturcaraan SQL.
• SQL ialah  bahasa pengaturcaraan aras tinggi generasi ke-4.
• SQL menggunakan arahan-arahan yang mudah untuk difahami.
• SQL digunakan untuk menyimpan, manipulasi dan mendapatkan data dari pangkalan data.

Entiti dan atribut

• Entiti adalah suatu konsep dalam dunia nyata yang boleh dikenalpasti kewujudannya melalui sifat-sifat tertentu yang unik. 
• Entiti adalah objek yang menjadi sumber data.
• Ciri-ciri entiti adalah seperti berikut:
  • Terdiri daripada kumpulan objek yang sama jenis
  • Ciri-ciri unik bagi sesuatu objek
  • Berdasarkan persekitaran objek
  • Mempunyai data yang boleh dikumpul dan disimpan
  • Simbol  segi  empat  dalam  rajah  hubungan  entiti

• Atribut  adalah  sifat  yang memperihalkan  sesuatu  entiti.
• Setiap ahli dalam suatu entiti akan mempunyai atribut yang sama akan tetapi nilainya adalah unik untuk dirinya sendiri
• Dalam  gambar rajah hubungan entiti, atribut disimbolkan oleh bulatan  bujur dengan nama atribut ditulis di dalamnya dan disambung ke entiti dengan garis pautan
• Ciri-ciri  atribut adalah seperti berikut:
  • Menerangkan ciri-ciri entity
  • Mempunyai satu atau lebih ciri-ciri entity
  • Merupakan lajur dalam jadual pangkalan data
  • Berbentuk bulatan bujur dalam ERD

Kekunci primer dan kekunci asing

• Terdapat dua jenis kekunci dalam pangkalan data iaitu:
  • Kekunci Primer
  • Kekunci  Asing

• Berikut adalah ciri-ciri kekunci primer dan kekunci asing. 

• Kepentingan kunci primer ialah:
  • Untuk memelihara integriti data
  • Untuk mengelakkan pertindihan antara rekod baru dan lama
  • Untuk menjimatkan ruang storan
  • Untuk memberi nilai unik bagi simpanan data

• Kekunci primer selalu terletak pada medan pertama bahagian sebelah kiri dalam jadual, manakala kekunci asing terletak pada medan kedua selepas kekunci primer

Kekardinalan (cardinality) antara entiti dalam hubungan: (i) one to one (1:1)  dan (ii) one to many (1:M)

• Kekardinalan merujuk kepada perhubungan antara entiti-entiti dalam suatu pangkalan data.
• Terdapat tiga jenis kekardinalan iaitu:
  • Satu ke satu (1:1)
    • Satu entiti berhubung dengan hanya satu entiti yang lain dan sebaliknya
  • Satu ke banyak (1:M)
    • Satu entiti mempunyai hubungan dengan satu atau lebih entiti yang lain
  • Banyak ke banyak (M:N)
    • Satu atau lebih entiti berhubungan dengan satu atau lebih entiti

• Dalam gambar rajah hubungan entiti, hubungan di lukis dengan menggunakan simbol  rombus.
• Di dalam simbol tersebut di tulis kata kerja yang dapat menghubungkan dua entiti.

 4.1.5  Membina pangkalan data yang terdiri daripada: (i) entiti (table)

           (ii) atribut (field) dan (iii) hubungan

• Pangkalan data dibina dengan menggunakan perisian sistem pengurusan pangkalan data atau lebih dikenali sebagai DBMS (Database Management System)
• Perisian DBMS dilengkapi dengan pelbagai alat perisian bagi memudahkan pembangunan, pengurusan dan penyelenggaraan pangkalan data hubungan

• Pangkalan data dalam perisian DBMS mempunyai objek-objek berikut:

• Pangkalan data dibina berdasarkan beberapa langkah seperti berikut:

• Langkah 1: Tentukan tujuan pembinaan pangkalan data
• Langkah 2: Menentukan entiti yang diperlukan
• Langkah 3: Menentukan atribut yang diperlukan
• Langkah 4: Menentukan hubungan dan kekardinalan yang diperlukan
• Langkah 5 : Menghasilkan pangkalan data

(i) Membina pangkalan data yang terdiri daripada entiti (table)

• Tujuan jadual (table) digunakan untuk menyimpan data bagi sesuatu entiti
• Langkah-langkah untuk membina jadual adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Lancarkan perisian aplikasi  Microsoft Access dan pilih pangkalan data yang kosong
• Langkah 2- Klik ikon  folder untuk pilih lokasi simpanan pangkalan data
• Langkah 3- Bina satu folder baharu bernama  PANGKALAN DATA dalam  Documents  computer dan namakan fail itu sebagai TUGASAN1 dan klik OK
• Langkah 4- Klik  Create untuk membina pangkalan data TUGASAN1
• Langkah 5-  Klik ikon view
• Langkah 6-  Ubahkan nama Table1 kepada MURID dan klik OK

(ii) Membina pangkalan data yang terdiri daripada atribut (field)

• Dalam langkah ini, medan-medan dicipta untuk mewakili atribut-atribut bagi entity
• Jenis data yang bersesuaian bagi setiap medan (atribut) perlu ditetapkan
• Jenis data yang boleh ditetapkan dalam perisian aplikasi Microsoft Access adalah seperti berikut:

• AutoNumber- Menjana pembilang secara automatik dalam susunan menaik
• Text atau Short Text- Panjang yang terhad kepada maksimum 255 aksara sahaja
• Memo/Long Text- Boleh menyimpan teks sehingga satu Gigabait
• Number- Hanya menyimpan nilai angka
• Date atau Time- Nilai tarikh dan masa bagi tahun bermula daripada 100 hingga 9999

• Langkah-langkah untuk mencipta medan-medan bagi jadual (entiti) adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Klik ikon View dan pilih Design View. Kemudian, masukkan nama medan dan jenis data
• Langkah 2- Medan-medan bagi atribut-atribut lain boleh dicipta dengan menaip nama atribut yang dikehendaki pada ruangan  Field Name pada baris seterusnya manakala jenis data boleh dipilih  daripada senarai yang telah disediakan

• Langkah-langkah menetapkan kekunci primer adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Pilih atribut yang mempunyai nilai-nilai unik sebagai kekunci primer
• Langkah 2-  Klik pada nama medan yang berpadanan dengan atribut ini
• Langkah 3-  Klik Primary Key

• Langkah-langkah membina jadual (table) yang seterusnya adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Bina satu jadual baharu dengan klik Create di bar menu
• Langkah 2- Klik ikon Table
• Langkah 3- Klik View dan pilih Design View
• Langkah 4-Tetingkap Save As akan dipaparkan
• Langkah 5- Namakan jadual ini sebagai MARKAH dan klik OK

(iii) Membina pangkalan data yang terdiri daripada hubungan

• Langkah-langkah untuk membina hubungan adalah seperti berikut:

• Langkah 1-Klik Database Tools di bar menu & kemudian, klik Relationships
• Langkah 2- Klik Show Table dan pilih jadual MURID dan klik Add. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik Add
• Langkah 3- Klik dan seret tetikus daripada atribut ID_Murid pada entiti MURID sehingga menyentuh atribut ID_Murid pada entiti MARKAH. Tetingkap Edit Relationships akan dipaparkan
• Langkah 4- Dalam tetingkap Edit Relationships, klik petak Enforce Referential Integrity bagi membolehkan hubungan kekardinalan  one to many (1:M) dipaparkan. Kemudian, klik Create

• Langkah-langkah memasukkan data ke dalam jadual adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Klik View dan pilih Datasheet View
• Langkah 2- Setelah Datasheet View dibuka, data-data boleh dimasukkan bagi semua medan untuk jadual MURID dan jadual MARKAH

4.1.6  Menghasilkan borang (form) dan memasukkan data dalam jadual melalui

           borang bagi pangkalan data yang telah dibina

• Borang (form) digunakan untuk menyusun dan mengurus rekod-rekod dalam pangkalan data dengan lebih efisien
• Pengguna dapat memasukkan dan mengubah suai data dengan mudah melalui penggunaan borang
• Borang berfungsi sebagai antara muka pengguna yang interaktif
• Terdapat dua cara untuk memasukkan data ke dalam pangkalan data, iaitu secara langsung ke dalam jadual atau melalui borang.

• Langkah-langkah untuk menghasilkan borang dengan menggunakan pangkalan data adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, pada tab Create. Kemudian, klik Form Wizard
• Langkah 2- Tetingkap  Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual
• Langkah 3- Klik Next untuk ke langkah yang seterusnya
• Langkah 4- Klik butang radio Columnar untuk memilih susun atur Columnar. Kemudian, klik Next
• Langkah 5- Namakan borang sebagai BORANG MURID dengan menaip pada ruangan yang disediakan. Kemudian, klik Finish

• Langkah-langkah membina borang daripada jadual adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Buka pangkalan data TUGASAN1. Pada menu bar, klik pada tab  Create. Kemudian, klik Form Wizard
• Langkah 2- Tetingkap Form Wizard akan dipaparkan. Pilih jadual MURID dan klik butang >> untuk memilih semua medan yang ada dalam jadual. Kemudian, pilih jadual MARKAH dan klik butang >>
• Langkah 3- Pilih  Form with subform(s). Kemudian, klik Next
• Langkah 4- Terdapat dua pilihan susun atur untuk subform iaitu Tabular dan Datasheet. Klik pada butang radio Datasheet untuk memilih susun atur Datasheet. Kemudian, klik Next
• Langkah 5- Namakan Borang Murid dan Borang Markah (Subform). Kemudian, klik Finish

• Langkah-langkah untuk memasukkan data ke dalam jadual-jadual melalui borang-borang dengan menggunakan fungsi penambahan rekod adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Klik ikon di bahagian bawah borang
• Langkah 2- Borang kosong akan dipaparkan
• Langkah 3- Mula masukkan data murid dan data markah ke dalam ruangan kosong

4.1.7  Menggunakan arahan SQL yang melibatkan:  (i)  SELECT… 

            (ii)  SELECT…WHERE & (iii) SELECT…ORDER BY

• Perisian aplikasi Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS) menggunakan arahan SQL untuk mencapai data dari rekod yang disimpan dalam pangkalan
• SQL mempunyai sintaks tertentu yang mesti diikuti semasa digunakan
• Sintaks merupakan set peraturan yang menetapkan set perintah yang boleh digunakan dan cara-cara menulis perintah-perintah dalam bentuk ayat agar boleh difahami dan dilaksanakan oleh perisian aplikasi Sistem Pengurusan Pangkalan Data (DBMS)

Menggunakan arahan SQL yang melibatkan: (i)  SELECT… 

• Pernyataan SELECT membenarkan pengguna untuk memilih atribut-atribut yang dikehendaki dari pangkalan data
• Pernyataan FROM membenarkan pengguna memilih entiti bagi atribut-atribut yang telah dipilih dalam pernyataan SELECT
• Pernyataan FROM secara spesifik menyatakan nama entiti yang digunakan untuk capaian data
• Pernyataan SELECT…FROM memulangkan nilai-nilai daripada atribut yang telah dipilih berdasarkan entiti yang telah ditetapkan
• Pernyataan SELECT * FROM pula akan mencapai data bagi semua atribut yang terdapat dalam entiti yang telah ditetapkan

Menggunakan arahan SQL yang melibatkan: (ii)  SELECT…WHERE

• Pernyataan SELECT…WHERE hampir sama dengan pernyataan SELECT…FROM
• Perbezaan utama ialah pernyataan SELECT…WHERE mencapai data-data yang tertentu yang memenuhi sesuatu kriteria sahaja supaya data yang dicapai lebih khusus

Menggunakan arahan SQL yang melibatkan: (iii) SELECT…ORDER BY

• Pernyataan SELECT…ORDER BY membolehkan pengguna mengisih data yang dicapai mengikut susunan menaik (ASC) atau susunan menurun (DESC) berdasarkan satu atau lebih daripada satu medan isihan
• Sekiranya ASC ditaip, rekod-rekod yang dicapai akan diisih secara menaik mengikut susunan abjad A-Z  berdasarkan medan isihan
• Jika DESC ditaip, maka rekod-rekod akan diisih mengikut susunan abjad Z-A berdasarkan medan isihan

• Langkah-langkah menghasilkan pertanyaan (query) dengan menggunakan SQL adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Klik Create di bar Menu, kemudian klik Query Design
• Langkah 2- Pilih entiti MURID dan klik Add
• Langkah 3- Jadual MURID telah ditambah
• Langkah 4- Klik View dan pilih SQL View
• Langkah 5- Taip SELECT * FROM MURID dalam Query1. Kemudian klik Run
• Langkah 6- Data yang dicapai akan terpapar dalam Query1. Halakan kursor tetikus pada perkataan Query1 dan klik kanan, kemudian klik Save
• Langkah 7- Tetingkap Save As terpapar. Tukarkan nama Query1 kepada PERTANYAAN 1 dan klik OK
• Langkah 8- Paparan query SELECT * yang telah disimpan dan paparan data yang dicapai akan ditunjukkan

4.1.8  Menggunakan arahan SQL melibatkan ungkapan Boolean (i)  Operator OR  

           & (ii) Operator AND

• Operator logik digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih kriteria bagi menghasilkan satu ungkapan Boolean
• Operator OR dan operator AND ialah dua operator logik yang paling kerap digunakan
• Ungkapan boolean  akan memberi nilai BENAR atau PALSU
• Penggunaan operator logik dalam arahan SQL membenarkan pelbagai syarat digabungkan untuk menghasilkan pertanyaan yang lebih kompleks untuk mencapai data yang dikehendaki

(i)  Operator logik OR

• Ungkapan X OR Y akan dihasilkan apabila operator OR digunakan untuk menggabungkan dua kriteria X dan Y
• Nilai boolean BENAR akan dipulangkan jika salah satu kriteria X atau Y adalah benar
• Jadual kebenaran OR adalah seperti berikut:

• Operator OR digunakan untuk menggabungkan pelbagai kriteria atau syarat yang ditetapkan dalam klausa WHERE

(ii) Operator logik AND

• Ungkapan X AND Y akan dihasilkan apabila operator logik AND digunakan untuk menggabung dua kriteria X dengan Y
• Nilai boolean BENAR akan dipulangkan hanya apabila kedua-dua kriteria X dan Y adalah BENAR
• Jadual kebenaran AND adalah seperti berikut:

• Operator AND digunakan untuk untuk mendapatkan data yang memenuhi kedua-dua kriteria yang dinyatakan dalam klausa WHERE

4.1.9  Menjana laporan berdasarkan hasil pertanyaan (query)

• Laporan boleh dihasilkan berdasarkan maklumat daripada satu jadual atau daripada beberapa jadual
• Sekiranya maklumat tersebut adalah daripada beberapa jadual, pengguna perlu menghasilkan pertanyaan (query) untuk mencapai maklumat yang dikehendaki terlebih dahulu
• Langkah-langkah menjana laporan dengan menggunakan Report Wizard adalah seperti berikut:

• Langkah 1- Klik Create pada menu bar. Kemudian, klik Report Wizard
• Langkah 2-  Paparan tetingkap Report Wizard akan muncul. Pilih jadual atau query yang digunakan untuk menghasilkan laporan
• Langkah 3- Setelah jadual atau pertanyaan dipilih, tetingkap Available Field menunjukkan semua medan yang ada di dalam jadual. Klik ikon >> untuk memilih semua medan
• Langkah 4- Medan yang dipilih akan muncul dalam tetingkap Selected Fields. Klik Next
• Langkah 5- Pengguna boleh klik ikon > atau < untuk menentukan susunan medan yang dipaparkan dalam laporan. Klik Next
• Langkah 6- Pengguna boleh memilih medan untuk tujuan isihan dan klik Ascending atau Descending untuk menentukan isihan secara menaik atau menurun. Klik Next
• Langkah 7- Seterusnya, pilih cara susun atur (Layout) dan orientasi (Orientation) untuk menetapkan format laporan anda. Klik Next
• Langkah 8- Masukkan nama laporan. Klik Finish

• laporan yang dijana boleh dipaparkan dalam susun atur (layout)  yang berbeza, iaitu Stepped Layout, Block Layout dan Outline Layout