3.3 Buku Catatan Pertama
Dalam sistem perakaunan perniagaan, selain dokumen sumber yang digunakan untuk membuat catatan dalam buku akaun, terdapat juga dokumen yang bertindak sebagai dokumen sokongan. Dokumen ini dikenali sebagai dokumen bukan sumber. Dokumen bukan sumber berfungsi sebagai rujukan dan peringatan bagi urus niaga yang telah berlaku antara perniagaan dengan pihak luar seperti pembekal dan pihak bank.
Objektif Pembelajaran
- Menerangkan maksud dokumen bukan sumber perniagaan.
- Menerangkan secara ringkas fungsi dokumen bukan sumber perniagaan iaitu Penyata Akaun dan Penyata Bank.
Klasifikasi dan Perbandingan Dokumen Bukan Sumber
Memudahkan murid membezakan pengeluar, penerima, dan fungsi utama bagi Penyata Akaun dan Penyata Bank.
Penerangan Ringkas
Apakah dokumen bukan sumber, dan apakah fungsinya dalam urus niaga perniagaan?
Dokumen bukan sumber berfungsi sebagai dokumen sokongan yang menjadi rujukan bagi urus niaga yang telah berlaku. Dokumen ini tidak digunakan sebagai dokumen primer untuk merekod catatan debit atau kredit terus ke dalam lejar atau Jurnal, sebaliknya berperanan sebagai bukti sokongan atau dokumen kawalan semakan.
Dokumen bukan sumber terbahagi kepada dua jenis utama:
Penyata Akaun
Dikeluarkan oleh pembekal kepada pelanggannya. Penyata ini digunakan dalam hubungan perniagaan kredit antara pembekal dan pelanggan untuk mengingatkan pelanggan tentang hutang yang masih belum dilunaskan serta syarat pembayarannya.
Maklumat yang terkandung:
- Nombor invois yang masih tertunggak bersama-sama jumlah bakinya.
- Syarat pembayaran yang dinyatakan dengan jelas.
Pada kelazimannya, jika semua invois telah dijelaskan sepenuhnya oleh pelanggan, penyata akaun tidak akan dikeluarkan kepada pelanggan tersebut.
Penyata Bank
Dikeluarkan oleh pihak bank kepada pemegang akaun. Penyata ini merupakan penyata bulanan yang menyenaraikan semua urus niaga yang dibuat melalui bank.
Maklumat yang terkandung:
- Baki awal tunai di bank.
- Senarai urus niaga yang akaun didebitkan.
- Senarai urus niaga yang akaun dikreditkan.
- Baki tunai di bank pada akhir bulan.
Selepas menerima Penyata Bank, peniaga perlu menyemak semua urus niaga dalam Penyata Bank dengan catatan akaun bank dalam Buku Tunai. Baki akhir Buku Tunai hendaklah sama dengan baki akhir Penyata Bank.
Penyata Penyesuaian Bank
Sekiranya baki akhir Buku Tunai tidak sama dengan baki akhir Penyata Bank, baki-baki ini perlu diselaraskan dengan menyediakan Penyata Penyesuaian Bank. Penyata ini disediakan oleh peniaga sendiri untuk menyelaraskan perbezaan baki antara Penyata Bank dengan Buku Tunai.
Cuba Jawab Dulu
Fikirkan dahulu sebelum menyemak jawapan.
Soalan 1
Apakah maksud dokumen bukan sumber?
Soalan 2
Bilakah pembekal lazimnya tidak mengeluarkan penyata akaun kepada pelanggan?
Soalan 3
Apakah tindakan yang perlu diambil oleh peniaga sekiranya baki akhir Buku Tunai berbeza dengan baki akhir Penyata Bank?
Kesalahan Biasa
Tiga kesilapan yang kerap berlaku dalam topik ini.
Menganggap Penyata Akaun mesti dikeluarkan setiap bulan
Murid kerap menganggap Penyata Akaun mesti dikeluarkan setiap bulan kepada semua pelanggan walaupun tiada lagi baki hutang tertunggak.
Betul: Penyata Akaun lazimnya tidak dikeluarkan jika semua invois telah dijelaskan sepenuhnya oleh pelanggan.Menyatakan Penyata Bank disediakan sendiri oleh peniaga
Murid kerap menyatakan bahawa Penyata Bank disediakan sendiri oleh peniaga.
Betul: Penyata Bank dikeluarkan oleh pihak bank kepada peniaga sebagai pemegang akaun.Menganggap baki Buku Tunai dan baki Penyata Bank tidak perlu sama
Murid kerap menganggap baki Buku Tunai dan baki Penyata Bank tidak perlu sama pada akhir bulan.
Betul: Baki akhir Buku Tunai hendaklah sama dengan baki akhir Penyata Bank. Jika tidak sama, sediakan Penyata Penyesuaian Bank.Salah Faham Konsep
Salah Faham
"Dokumen bukan sumber boleh terus digunakan untuk merekod urus niaga dalam Jurnal Khas atau Buku Tunai."
Fakta
Dokumen bukan sumber hanya dokumen sokongan dan rujukan. Catatan urus niaga dalam Buku Catatan Pertama mestilah berasaskan dokumen sumber seperti invois asal, resit, atau baucar pembayaran.
Salah Faham
"Penyata Penyesuaian Bank adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bank."
Fakta
Penyata Penyesuaian Bank disediakan oleh peniaga sendiri untuk menyelaraskan perbezaan antara baki Penyata Bank dengan baki Buku Tunai.
Ringkasan
- Dokumen bukan sumber berfungsi sebagai dokumen sokongan dan rujukan urus niaga lalu.
- Penyata Akaun memaklumkan baki hutang tertunggak daripada pembekal kepada pelanggan.
- Penyata Bank dikeluarkan oleh pihak bank secara bulanan bagi menyenaraikan transaksi akaun bank.
- Perbezaan antara baki akhir Buku Tunai dan baki akhir Penyata Bank diselaraskan melalui Penyata Penyesuaian Bank.
Aktiviti Ringkas
Jumlah markah: 8.
A. Kuiz Objektif
B. Isi Tempat Kosong
3 Dokumen bukan sumber berfungsi sebagai dokumen sokongan yang menjadi bagi urus niaga yang telah berlaku.
4 Penyata Bank merupakan penyata bulanan yang dikeluarkan oleh pihak kepada pemegang akaun.
C. Padankan Dokumen dengan Fungsi atau Keterangannya
Seret dokumen ke keterangan yang betul. Jika menggunakan telefon, tekan dokumen dahulu, kemudian tekan kotak padanan.
