3.2 Dokumen Sumber
Setiap urus niaga perniagaan memerlukan bukti bertulis yang sah sebelum direkodkan ke dalam buku perakaunan. Bukti bertulis ini dikenali sebagai dokumen sumber. Dokumen sumber memberikan maklumat terperinci seperti tarikh urus niaga, butiran barang atau perkhidmatan, kuantiti, harga, syarat pembayaran, serta pihak yang terlibat.
Objektif Pembelajaran
- Menerangkan fungsi pelbagai dokumen sumber perniagaan.
- Memadankan dokumen sumber perniagaan dengan setiap urus niaga yang berkaitan.
- Melengkapkan maklumat penting dalam dokumen sumber perniagaan termasuk diskaun niaga dan diskaun tunai.
- Menerangkan fungsi dan menghitung diskaun niaga serta diskaun tunai.
Pokok Aliran Dokumen Sumber Perniagaan
Dokumen sumber terbahagi kepada dokumen luaran, dokumen dalaman dan dokumen perbankan.
Penerangan Ringkas
Dokumen sumber ialah bukti primer bertulis yang sahih bagi menyokong setiap catatan perakaunan.
Dokumen sumber berfungsi sebagai bukti primer bertulis yang sahih bagi menyokong setiap catatan perakaunan. Secara asasnya:
Pihak yang memegang dokumen ASAL
Pihak pembeli atau pihak yang membuat pembayaran. Contohnya, invois asal membuktikan urus niaga belian kredit, resit asal membuktikan pembayaran perbelanjaan.
Pihak yang memegang dokumen SALINAN
Pihak penjual, pembekal, atau pihak yang menerima wang. Contohnya, invois salinan membuktikan urus niaga jualan kredit, resit salinan membuktikan penerimaan hasil.
| Urus Niaga | Dokumen Sumber Terlibat | Dokumen yang Disimpan Perniagaan | Aliran Dokumen |
|---|---|---|---|
| Jualan tunai | Bil Tunai | Bil Tunai (Salinan) | Penjual → Pembeli |
| Jualan barang niaga secara kredit | Invois | Invois (Salinan) | Penjual → Pembeli |
| Pulangan barang daripada pelanggan (pulangan jualan) | Nota Kredit | Nota Kredit (Salinan) | Penjual → Pembeli |
| Invois jualan terkurang caj | Nota Debit | Nota Debit (Salinan) | Penjual → Pembeli |
| Belian tunai barang niaga | Bil Tunai | Bil Tunai (Asal) | Penjual → Pembeli |
| Belian barang niaga secara kredit | Invois | Invois (Asal) | Penjual → Pembeli |
| Pulangan barang kepada pembekal (pulangan belian) | Nota Kredit | Nota Kredit (Asal) | Penjual → Pembeli |
| Invois belian terkurang caj / Kos belian tambahan | Nota Debit | Nota Debit (Asal) | Penjual → Pembeli |
| Bayaran tunai/cek daripada Akaun Belum Terima | Resit Rasmi | Resit Rasmi (Salinan) | Penerima → Pembayar |
| Terima sewa/komisen/hasil jualan tunai | Resit Rasmi | Resit Rasmi (Salinan) | Penerima → Pembayar |
| Terima dividen/pindahan terus ke bank | Makluman Kredit | Makluman Kredit | Bank → Pelanggan/Penerima |
| Bayar belanja tiada resit (gaji/upah) | Baucar Pembayaran / Keratan Cek | Baucar Pembayaran / Keratan Cek | Dokumen Dalaman |
| Bayar insurans/kadar bayaran ada resit | Resit Rasmi / Keratan Cek | Resit Rasmi (Asal) / Keratan Cek | Penerima → Pembayar |
| Caj bank/buku cek/faedah overdraf | Makluman Debit | Makluman Debit | Bank → Pelanggan |
| Beli aset bukan semasa secara kredit | Invois | Invois (Asal) | Pembekal → Pembeli |
| Beli aset bukan semasa secara tunai/cek | Bil Tunai / Keratan Cek | Bil Tunai (Asal) / Keratan Cek | Pembekal → Pembeli |
| Bawa masuk modal aset/tunai peribadi | Memo | Memo | Dokumen Dalaman |
| Ambilan barang niaga/aset/tunai | Memo | Memo | Dokumen Dalaman |
| Deposit tunai ke akaun bank (Kontra) | Slip Bank | Slip Bank (Salinan) | Bank → Pemilik Akaun |
| Keluarkan tunai dari bank untuk perniagaan | Slip Bank / Keratan Cek | Keratan Cek / Slip Bank | Bank → Pemilik Akaun |
Jenis-jenis Dokumen Sumber
Setiap dokumen sumber mempunyai fungsi dan ciri yang tersendiri.
Bil Tunai
Dokumen bagi urus niaga jualan dan belian barang niaga atau perkhidmatan dengan menggunakan tunai atau cek. Disediakan dalam dua salinan: asal diserahkan kepada pembeli, salinan disimpan oleh penjual/pembekal.
Resit Rasmi
Dikeluarkan oleh pembekal atau penerima wang apabila menerima pembayaran tunai atau cek. Menjadi bukti sah bahawa bayaran telah diterima. Ditandatangani oleh penerima bayaran dan disediakan dalam dua salinan.
Keratan Cek
Bahagian cek yang tertinggal selepas cek diceraikan daripada buku cek. Disimpan oleh pembayar sebagai bukti pembayaran dibuat menggunakan cek. Mengandungi tarikh cek, nama penerima, tujuan bayaran, baki wang di bank, jumlah deposit, amaun cek dan baki akhir.
Baucar Pembayaran
Dokumen dalaman yang dikeluarkan untuk merekodkan pembayaran tunai/cek yang dibuat oleh perniagaan itu sendiri, disahkan melalui tandatangan perakuan penerima. Digunakan untuk pembayaran gaji pekerja, sewa premis, atau belanja lain yang tidak mempunyai resit sokongan luar. Disediakan dalam satu salinan sahaja.
Baucar Tunai Runcit
Dokumen dalaman yang disediakan oleh juruwang runcit sebagai bukti bertulis perbelanjaan kecil telah dibuat. Contoh urusan: tambang teksi, beli setem/pos, beli mangga pintu, beli minuman pejabat, bayar langganan surat khabar.
Slip Daftar Tunai
Dikeluarkan oleh mesin daftar tunai (point-of-sales / POS) sebagai bukti pembayaran tunai oleh pelanggan di kedai makan, pasar raya, kedai buku, dan peruncit. Sistem POS merekod dan menyimpan data jualan secara automatik ke dalam komputer.
Slip Bank / Slip Deposit Cek
Digunakan semasa mendepositkan wang tunai atau cek ke dalam akaun bank perniagaan. Mengandungi butiran nama pemegang akaun, nombor akaun bank, pecahan wang tunai/butiran cek, tarikh, dan amaun deposit. Dokumen asal disimpan oleh bank; salinan yang dicop/disahkan diserahkan kepada pendeposit.
Slip Pindahan Wang
Digunakan untuk memindahkan sejumlah wang daripada akaun penghantar kepada akaun pihak ketiga sama ada dalam negara atau ke luar negara melalui kaunter bank. Pindahan wang ke luar negara dikenakan caj perkhidmatan.
Slip Transaksi Perbankan Elektronik & Urus Niaga atas Talian
Slip cetakan mesin layan diri (ATM atau Mesin Deposit Tunai / CDM / Mesin Deposit Cek) atau resit elektronik digital yang diperoleh semasa urusan perbankan atas talian. Mengandungi tarikh, masa, nombor rujukan urus niaga, jenis urus niaga, nombor akaun, dan jumlah amaun.
Makluman Debit
Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak bank kepada pelanggan untuk memberitahu bahawa akaun bank pelanggan telah didebitkan (wang/baki tunai di bank pelanggan telah berkurang). Punca pengeluaran: caj perkhidmatan bank, caj pembaharuan kad ATM, caj buku cek, faedah overdraf bank, faedah pinjaman, dan bayaran atas arahan tetap pelanggan.
Makluman Kredit
Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak bank kepada pelanggan untuk memberitahu bahawa akaun bank pelanggan telah dikreditkan (wang/baki tunai di bank pelanggan telah bertambah). Punca pengeluaran: penerimaan dividen pelaburan yang dikreditkan terus, faedah atas simpanan, atau pindahan kredit daripada pihak pembayar secara terus ke dalam akaun bank.
Memo
Dokumen dalaman bertulis yang dikeluarkan oleh pemilik perniagaan untuk memaklumkan kepada kerani akaun tentang urus niaga yang tiada sebarang dokumen sokongan luar. Contoh urusan: ambilan barang niaga atau wang perniagaan oleh pemilik, kemasukan modal tambahan, pelarasan catatan pembukaan, dan penghapusan baki hutang lapuk. Hanya disediakan dalam satu salinan sahaja.
Invois
Dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh penjual/pembekal apabila barang niaga atau aset dijual secara kredit (berhutang). Invois asal dihantar kepada pembeli; invois salinan disimpan oleh pembekal. Syarat penting: Syarat Angkutan Dibayar (kos pengangkutan ditanggung oleh pembekal) dan K. & K. di K. (Kesilapan dan Ketinggalan diKecualikan).
Nota Debit
Dokumen yang dihantar oleh pembekal kepada pembeli untuk memaklumkan bahawa baki hutang pembeli telah bertambah (berfungsi sebagai invois tambahan). Sebab dikeluarkan: butiran barang tertinggal rekod, caj tambahan kerana menukar ganti barang dengan harga lebih mahal, faedah atas kelewatan menjelaskan invois, jumlah amaun terkurang nyata, bayaran tambahan bekas kosong tidak dipulangkan, dan kos belian tambahan seperti angkutan masuk, insurans atas belian, atau duti import.
Nota Kredit
Dokumen yang dihantar oleh pembekal kepada pembeli untuk memaklumkan bahawa baki hutang pembeli telah berkurang (mengurangkan amaun invois terdahulu). Sebab dikeluarkan: pembeli memulangkan barang niaga kerana rosak, salah jenama, atau tidak menepati spesifikasi pesanan; pembeli memulangkan bekas kosong; kuantiti barang kurang daripada invois; jumlah amaun terlebih nyata; diskaun niaga tertinggal rekod atau pembekal memberi potongan harga tambahan.
Bil Bayaran (Kadar Bayaran)
Dokumen tuntutan yang dikeluarkan oleh pembekal perkhidmatan awam/utiliti (seperti Tenaga Nasional Berhad, syarikat bekalan air, Telekom Malaysia/syarikat telekomunikasi) kepada pelanggan menyatakan jumlah bayaran bagi perkhidmatan yang telah digunakan.
Folio Pelanggan
Dokumen penyata yang menyenaraikan caj perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan berserta rekod bayaran yang diterima, biasa digunakan dalam sektor perkhidmatan (perhotelan, hospital swasta, kurier pos, firma guaman). Bertindak sebagai rekod penyata perkhidmatan dan resit rasmi apabila bayaran selesai dijelaskan.
Diskaun Niaga dan Diskaun Tunai
Dua jenis diskaun yang berbeza dari segi tujuan, masa dan cara pengiraan.
Diskaun Niaga
Potongan harga daripada harga senarai katalog yang diberikan oleh pembekal kepada pembeli pada masa urus niaga belian dibuat. Tujuannya menggalakkan pembeli membeli barang secara pukal (kuantiti banyak). Ditolak serta-merta di dalam borang invois. Amaun bersih selepas diskaun niaga ialah amaun yang direkodkan dalam buku akaun.
Formula Pengiraan:
Jumlah Harga Asal = Kuantiti × Harga Seunit
Diskaun Niaga (RM) = Jumlah Harga Asal × Peratus Diskaun Niaga
Harga Invois (Bersih) = Jumlah Harga Asal − Diskaun Niaga (RM)
Diskaun Tunai
Potongan harga daripada nilai bersih invois yang diberikan oleh pembekal kepada pelanggan sekiranya hutang dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan. Tujuannya menggalakkan pembeli menjelaskan hutang dengan kadar segera.
Syarat Pembayaran Invois (Contoh: 10% 14 hari, 5% 30 hari):
- Jika pembeli membayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh invois, pembeli layak menerima potongan diskaun tunai sebanyak 10%.
- Jika pembeli membayar antara hari ke-15 hingga hari ke-30, pembeli layak menerima diskaun tunai sebanyak 5%.
- Jika bayaran dibuat melebihi 30 hari, tiada sebarang diskaun tunai diberikan (bayar amaun penuh invois).
Nota Berkaitan Nota Kredit: Sekiranya terdapat pulangan barang sebelum bayaran dibuat, diskaun niaga asal mesti diselaraskan dalam nota kredit terlebih dahulu bagi memperoleh baki hutang bersih sebenar sebelum diskaun tunai dikira.
Cuba Jawab Dulu
Fikirkan dahulu sebelum menyemak jawapan.
Soalan 1
Apakah perbezaan fungsi antara Nota Debit dan Nota Kredit yang dihantar oleh pembekal kepada pembeli?
Soalan 2
Mengapakah dokumen Baucar Pembayaran perlu disediakan oleh sesebuah perniagaan sedangkan bayaran gaji dibuat secara tunai?
Soalan 3
Perniagaan A membeli barang niaga bernilai RM2,000 secara kredit pada 5 Mac 2024 dengan syarat pembayaran 10% 14 hari, 5% 30 hari. Jika Perniagaan A menjelaskan hutang tersebut pada 15 Mac 2024, hitung jumlah bayaran yang perlu dibayar.
Kesalahan Biasa
Empat kesilapan yang kerap berlaku dalam topik ini.
Tertukar fungsi dokumen asal dan salinan
Murid sering menganggap Invois Asal menandakan jualan, padahal Invois Asal dipegang oleh pembeli (urus niaga belian), manakala Invois Salinan dipegang oleh penjual (urus niaga jualan).
Betul: dokumen ASAL disimpan oleh pihak penerima/pembeli/pembayar; dokumen SALINAN disimpan oleh pihak pengeluar/penjual/penerima wang.Keliru istilah Makluman Debit dan Makluman Kredit bank
Murid tersilap menganggap Makluman Debit menambah wang di bank kerana perkataan 'debit'. Dalam istilah bank, Makluman Debit mengurangkan baki simpanan pelanggan (liabiliti bank berkurang), manakala Makluman Kredit menambah baki simpanan pelanggan.
Betul: Makluman Debit = baki berkurang; Makluman Kredit = baki bertambah.Mencampuradukkan Diskaun Niaga dan Diskaun Tunai
Menolak diskaun tunai terus di dalam invois sebelum pembeli membuat bayaran, walhal diskaun tunai hanya diberi dan ditolak jika pembeli membayar dalam tempoh kelayakan syarat diskaun.
Betul: diskaun niaga ditolak terus dalam invois; diskaun tunai hanya ditolak apabila bayaran dibuat dalam tempoh kelayakan.Terlupa menolak diskaun niaga pada barang pulangan
Semasa pembeli memulangkan barang niaga, pengiraan Nota Kredit mestilah menolak peratus diskaun niaga asal yang diterima, bukan memulangkan mengikut harga senarai kasar.
Betul: selaraskan diskaun niaga asal dalam Nota Kredit dahulu sebelum mengira baki hutang bersih.Salah Faham Konsep
Salah Faham
"Semua pembayaran perniagaan mesti dibuktikan dengan Resit Rasmi daripada pihak luar."
Fakta
Tidak semua urus niaga menerima resit luar. Belanja dalaman seperti pembayaran gaji pekerja atau belanja tanpa resit pihak ketiga dibuktikan menggunakan Baucar Pembayaran dalaman dan Keratan Cek.
Salah Faham
"Memo boleh dikeluarkan oleh mana-mana pekerja perniagaan sesuka hati."
Fakta
Memo hanya boleh dikeluarkan oleh pemilik perniagaan atau pengurus yang diberi kuasa bagi mengelakkan risiko berlakunya penyelewengan rekod perakaunan.
Salah Faham
"Invois ialah dokumen permintaan pembayaran untuk urus niaga tunai."
Fakta
Invois dikeluarkan khusus untuk urus niaga belian dan jualan secara kredit (berhutang), manakala urus niaga tunai menggunakan Bil Tunai atau Slip Daftar Tunai.
Ringkasan
- Dokumen Sumber Luaran: Melibatkan pihak ketiga seperti Invois, Bil Tunai, Resit Rasmi, Nota Debit, Nota Kredit, Keratan Cek, dan Penyata/Makluman Bank.
- Dokumen Sumber Dalaman: Dikeluarkan untuk edaran dalaman perniagaan sendiri seperti Baucar Pembayaran, Baucar Tunai Runcit, dan Memo.
- Prinsip Salinan: Dokumen ASAL disimpan oleh pihak penerima/pembeli/pembayar; dokumen SALINAN disimpan oleh pihak pengeluar/penjual/penerima wang.
- Diskaun Niaga: Potongan harga senarai bagi pembelian pukal; direkodkan secara tolak langsung dalam invois.
- Diskaun Tunai: Potongan harga invois bagi bayaran awal; bergantung pada syarat tempoh hari pembayaran kredit.
Aktiviti Ringkas
Jumlah markah: 8.
A. Kuiz Objektif
B. Isi Tempat Kosong
3 Dokumen perniagaan yang dikeluarkan oleh pembekal untuk membetulkan invois akibat butiran terkurang caj atau amaun terkurang nyata ialah .
4 Dokumen dalaman yang disediakan oleh pemilik perniagaan untuk merekodkan urus niaga ambilan barang niaga untuk kegunaan keluarga ialah .
C. Padankan Urus Niaga dengan Dokumen Sumber
Seret dokumen sumber ke urus niaga yang betul. Jika menggunakan telefon, tekan dokumen dahulu, kemudian tekan kotak padanan.
